Özel çalışan alanları ve KVKK: ne sorulur, ne sorulmaz Yerleşik uygulama

İlke

İş ilişkisi için gerçekten gereken bilgiyi, belirli bir amaçla ve gerektiği kadar süreyle toplayın. Kişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla
işlenir; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır; gerekli süre kadar saklanır (KVKK m.4/2). Kesinlik: KESİN (kanun metni).

Bu yüzden RahatİK'te her özel alanın bir işleme amacı ve saklama süresi vardır; amaçsız alan açılamaz. Çalışan, kendi bilgilerinde her alanın
altında bu amacı görür ("Bu bilgi neden isteniyor?").

Özel nitelikli veriler

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık,
cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli kişisel veridir (KVKK m.6/1). Kesinlik:
KESİN (kapalı liste). İşlenme şartları m.6/3'te sayılır; somut olaya uygulanması tartışmalı olabilir (TARTIŞMALI).

RahatİK bu tür adları ("kan grubu", "sigara kullanımı", "sendika üyeliği", "beslenme tercihi", "dini bayram tercihi" gibi) özel alan olarak açmayı
durdurur ve nedenini gösterir. Sağlık belgesi gerekiyorsa doğru yol, özel nitelikli olarak işaretlenmiş belge türüdür (saklama ve imha belge
kataloğunda; bkz. özlük saklama süreleri). Gerçekten gerekli ve m.6/3 şartına dayanan istisnai durumlar için uzman yolu vardır:
yalnız şirket sahibi açar, alanı yalnız İK görür ve her okuma erişim günlüğüne yazılır.

Kim görür?

Özlük bilgilerinin gizliliğinde işçinin haklı çıkarı gözetilir (4857 m.75). Varsayılan görünürlük yalnız İK'dır; amir, çalışanın kendisi ya da
şirket dizini ayrıca seçilir. Görünürlüğü genişletmek yeni bir alıcı grubu demektir: aydınlatma metnini gözden geçirin (bkz.
özel alanlar için aydınlatma eki).

Sık hatalar

• Amacı olmayan "her ihtimale karşı" alanlar.
• Serbest metin kutusuna sağlık ya da aile bilgisi yazmak (RahatİK uyarır; İK raporunda görünür).
• Kişisel iletişim bilgisini şirket dizinine açmak.
• Ayrılan çalışanın değerlerini süresiz saklamak (süre dolunca imha önizlemesine girer).